Uma das dúvidas mais comuns na gestão de qualquer empresa é se vale mais a pena comprar impressoras ou alugar (outsourcing). A resposta depende de volume, fluxo de caixa e de quanto a sua equipe de TI quer se envolver com manutenção. Vamos comparar.
Comprar impressora: prós e contras
Comprar faz a impressora virar um ativo da empresa. Você paga uma vez e o equipamento é seu. Em compensação:
- Imobiliza capital que poderia ir para a atividade-fim;
- Manutenção, peças e suprimentos ficam por sua conta;
- O equipamento envelhece e perde desempenho (obsolescência);
- Uma pane vira problema seu — incluindo achar técnico e peça.
Alugar (outsourcing): prós e contras
Na locação de impressoras — o mesmo que outsourcing — você paga uma mensalidade e o fornecedor cuida do resto:
- Sem investimento inicial: troca CAPEX por uma despesa mensal previsível;
- Manutenção, suporte e (conforme contrato) suprimentos inclusos;
- Equipamentos sempre adequados ao volume, com troca em caso de defeito;
- Custo por página transparente, fácil de ratear entre setores.
O contraponto: você não fica dono do equipamento. Para a maioria das empresas com impressão recorrente, isso não é desvantagem — o objetivo é imprimir bem, não acumular máquina.
Comparativo lado a lado
| Critério | Comprar | Alugar / Outsourcing |
|---|---|---|
| Investimento inicial | Alto (compra do equipamento) | Nenhum |
| Manutenção e peças | Por conta da empresa | Inclusa no contrato |
| Suprimentos | Compra avulsa | Conforme contrato, inclusos |
| Previsibilidade de custo | Baixa (gastos avulsos) | Alta (mensalidade fixa) |
| Obsolescência | Risco da empresa | Risco do fornecedor |
| Equipe de TI envolvida | Mais | Menos |
Quando comprar faz sentido
Comprar pode compensar para quem imprime muito pouco e esporadicamente, ou tem um caso muito específico de um único equipamento que raramente dá problema. Nesses cenários, a mensalidade pode não se justificar.
Quando alugar compensa
Alugar tende a valer mais a pena quando há volume recorrente, mais de uma impressora, necessidade de previsibilidade de custo, ou quando a empresa não quer alocar a equipe de TI para cuidar de impressora. Também é a escolha natural de quem quer eliminar surpresas com toner acabando e chamados técnicos.
Como decidir com números
A melhor forma de decidir é colocar os custos reais na ponta do lápis: volume mensal, custo atual por página, gasto com manutenção e suprimentos. Para facilitar, use nossa calculadora de custo de impressão e veja a estimativa para o seu caso. Se preferir falar com um consultor, a Reinkjet atende Blumenau e Joinville e região.