Se você pesquisou por outsourcing de impressão, provavelmente está tentando entender se vale a pena parar de comprar impressoras e passar a terceirizar essa parte da operação. Neste guia, explicamos o que é o modelo, como ele funciona na prática e por que, no Brasil, ele é vendido com outro nome: locação de impressoras.
O que é outsourcing de impressão?
Outsourcing de impressão é a terceirização da gestão do parque de impressão de uma empresa. Em vez de comprar impressoras e arcar sozinha com manutenção, suprimentos e suporte, a empresa contrata um fornecedor especializado que fornece os equipamentos e cuida de tudo — em troca de uma mensalidade.
Na prática, outsourcing de impressão e locação de impressoras são o mesmo serviço. "Outsourcing" é o termo técnico (do inglês, terceirização); "locação" é como o mercado brasileiro popularizou. Quem fala em alugar impressora para empresa está falando da mesma coisa.
Como funciona na prática
Um contrato de outsourcing de impressão costuma seguir quatro etapas:
- Diagnóstico: um consultor levanta quantas impressoras existem, o volume mensal de páginas (preto e branco e colorido) e os custos atuais.
- Projeto sob medida: com base nesse levantamento, define-se quantos e quais equipamentos a empresa realmente precisa — evitando máquinas ociosas ou subdimensionadas.
- Instalação e configuração: os equipamentos são entregues, instalados e integrados à rede.
- Gestão contínua: manutenção preventiva e corretiva, reposição de suprimentos, suporte técnico e relatórios de uso passam a ser responsabilidade do fornecedor.
O que normalmente está incluso
- Equipamento (impressora ou multifuncional) dimensionado pelo seu volume;
- Manutenção preventiva e corretiva, com troca em caso de defeito;
- Suporte técnico e, conforme o contrato, suprimentos como toner;
- Relatórios de uso para controle de custo por setor.
É por isso que o outsourcing concentra todos os custos de impressão — equipamento, peças, manutenção e suporte — em uma única fatura previsível, em vez de gastos avulsos e imprevistos.
Comprar, alugar ou terceirizar?
Comprar significa imobilizar capital e assumir manutenção e suprimentos por conta própria. O outsourcing (locação) troca esse investimento por uma mensalidade e transfere a gestão para o fornecedor. Para a maioria das empresas com volume recorrente de impressão, o segundo modelo sai mais previsível. Aprofundamos essa decisão no artigo alugar ou comprar impressora para a empresa.
Para quem o outsourcing de impressão faz sentido
O modelo é especialmente vantajoso para escritórios de contabilidade e advocacia, indústrias, construtoras, clínicas, escolas, órgãos públicos e qualquer empresa que imprima com regularidade e queira parar de se preocupar com pane, toner acabando e chamado técnico.
Outsourcing de impressão em Blumenau e Joinville
A Reinkjet atua com locação e outsourcing de impressão desde a década de 1990 e mantém duas unidades em Santa Catarina, atendendo Blumenau e região e Joinville e região com equipe local. Veja todos os detalhes do serviço na página de locação de impressoras.