A impressão é um daqueles custos que passam despercebidos — toner aqui, manutenção ali, papel desperdiçado — até alguém somar tudo no fim do ano. A boa notícia é que esse é justamente o tipo de gasto que dá para cortar sem prejudicar a operação. Veja sete formas práticas de reduzir os custos de impressão da sua empresa.
1. Meça antes de cortar
Você não controla o que não mede. O primeiro passo é saber quantas páginas a empresa imprime por mês (preto e branco e colorido) e quanto gasta com equipamento, suprimentos e manutenção. Sem esse número, qualquer corte é chute. Nossa calculadora de custo de impressão ajuda a chegar nesse total rapidamente.
2. Acompanhe o custo por página
O indicador que realmente importa é o custo por página (CPP) — quanto custa, na média, cada folha impressa. Ele revela impressoras caras de manter, uso excessivo de cor e desperdício que a fatura sozinha esconde.
3. Reduza a impressão colorida desnecessária
A página colorida custa bem mais que a monocromática. Definir o preto e branco como padrão e liberar cor só quando necessário costuma gerar economia imediata, sem que ninguém deixe de imprimir o que precisa.
4. Dimensione o parque corretamente
Máquina parada e máquina sobrecarregada custam caro. Concentrar a impressão em multifuncionais bem posicionados, em vez de uma impressora pequena por mesa, reduz suprimentos, manutenção e energia. Se a dúvida é o tipo de equipamento, veja se a multifuncional vale a pena.
5. Escolha o suprimento certo
Toner é um dos maiores custos recorrentes. Entender quando usar original e quando o compatível compensa evita tanto o desperdício quanto o prejuízo de um suprimento ruim. Tratamos disso em toner original x compatível.
6. Previna panes com manutenção
Impressora parada gera custo escondido: retrabalho, urgência e chamado caro. Manutenção preventiva sai mais barato que conserto emergencial e evita a parada que trava o expediente.
7. Considere o outsourcing de impressão
A forma mais direta de transformar custo variável e imprevisível em mensalidade previsível é a locação de impressoras — também chamada de outsourcing. Em um único contrato, equipamento, manutenção e suprimentos entram em uma fatura fixa, e a gestão deixa de ser problema da sua equipe. Para entender o modelo, leia o que é outsourcing de impressão.
Por onde começar
Comece medindo (passos 1 e 2) — só isso já mostra onde está o dinheiro indo. A partir daí, os cortes ficam óbvios. Se quiser uma análise sem compromisso, a Reinkjet faz o levantamento em Blumenau e Joinville.