O que é terceirizar a gestão de impressão (e o que está incluído)
Terceirizar a gestão de impressão — também chamado de outsourcing de impressão — é transferir para uma empresa especializada tudo o que envolve o parque de impressoras: o fornecimento dos equipamentos (em regime de locação), a manutenção preventiva e corretiva, a reposição automática de toner e peças, o monitoramento do uso e o suporte técnico com prazo definido em contrato.
Em vez de comprar impressoras, estocar suprimentos e resolver defeitos por conta própria, a pequena empresa passa a pagar um valor mensal previsível — geralmente composto pela locação do equipamento mais um valor por página impressa, o chamado custo por página (CPP), que já embute consumíveis e manutenção. A impressão deixa de ser um conjunto de problemas espalhados e vira um serviço com um responsável, um contrato e um preço.
Por que a pequena empresa é quem mais ganha com a terceirização
Existe um mito de que outsourcing de impressão é coisa de empresa grande. A realidade que vemos desde 1999 atendendo empresas de Blumenau, Joinville e região é o oposto: proporcionalmente, é a pequena empresa que mais sente as vantagens. O motivo é simples: na empresa grande, existe um departamento para absorver os problemas de impressão; na pequena, cada toner que acaba na sexta-feira à tarde consome o tempo do dono, do financeiro ou daquele funcionário "que entende de computador".
É o raciocínio core vs. contexto que aplicamos no guia sobre equipe de TI enxuta em pequenas empresas: impressão é uma operação que precisa funcionar, mas não diferencia o negócio — o candidato perfeito para sair das costas do time e ir para um fornecedor especializado com SLA.
As 7 vantagens de terceirizar a gestão de impressão
1. Custo previsível — e quase sempre menor
A maior vantagem é transformar um custo caótico em uma conta previsível. Hoje, o gasto de impressão da pequena empresa está pulverizado: a impressora comprada há três anos, os toners avulsos (frequentemente em compra de emergência, pagando mais caro), o técnico chamado quando quebra, o tempo de quem resolve. No modelo terceirizado, tudo isso vira uma mensalidade + um valor por página, sem investimento inicial e sem surpresa. E como o fornecedor compra suprimentos e peças em escala, o custo total costuma cair — mostramos os caminhos dessa economia em como reduzir custos de impressão na empresa.
2. Zero investimento em equipamento (e capital livre para o negócio)
Comprar uma multifuncional corporativa exige capital que a pequena empresa quase sempre tem uso melhor: estoque, marketing, contratação. Na terceirização, o equipamento vem por locação — sem imobilizar dinheiro, sem depreciação no balanço e com a possibilidade de trocar de máquina quando a necessidade mudar. O comparativo completo entre os modelos está em alugar ou comprar impressora para empresa.
3. Fim das compras de toner de emergência
No contrato de gestão de impressão, os suprimentos são repostos automaticamente: o fornecedor monitora o nível de toner e envia o reposto antes de acabar. Acabam as corridas à papelaria, o estoque parado de cartucho errado e a impressora parada por falta de insumo — que, além do custo, para processos que dependem de documento impresso.
4. Manutenção incluída e suporte com SLA
Impressora quebrada sem contrato é um leilão às pressas por um técnico disponível. Na terceirização, manutenção preventiva e corretiva está incluída, com prazo de atendimento definido em contrato (SLA) — e, quando o reparo demora, o fornecedor substitui o equipamento. O risco de parada sai da empresa e vai para quem tem estrutura para absorvê-lo.
5. Menos chamados e mais tempo para o que importa
Toner, atolamento, driver, fila de impressão: chamados de impressora estão entre os mais recorrentes do suporte interno de qualquer empresa. Terceirizando, esse volume migra para o fornecedor — e o tempo de quem hoje resolve (o dono, o administrativo ou a TI enxuta) volta para a atividade-fim.
6. Equipamento certo, atualizado e dimensionado
A pequena empresa costuma imprimir na máquina errada: doméstica demais para o volume (e cara por página) ou superdimensionada (e cara na mensalidade). O fornecedor de outsourcing dimensiona o equipamento pelo volume real e o mantém atualizado ao longo do contrato — incluindo recursos que a máquina antiga não tem, como digitalização em rede e impressão segura com senha.
7. Controle, relatórios e segurança de documentos
A gestão terceirizada traz visibilidade que a pequena empresa nunca teve: relatórios de volume por equipamento e por usuário, base para políticas de impressão (frente e verso, mono como padrão, cotas). E há o aspecto de conformidade: documento impresso também é dado pessoal, e recursos como liberação por senha reduzem papel sensível esquecido na bandeja — tema do nosso guia de gestão de impressão, segurança e LGPD.
Antes e depois: o que muda na rotina da pequena empresa
| Situação | Gestão própria | Gestão de impressão terceirizada |
|---|---|---|
| Custo | Pulverizado e imprevisível: equipamento, toner avulso, técnico, tempo interno. | Mensalidade + custo por página, com tudo incluído. Previsível no orçamento. |
| Toner acabou | Compra de emergência, preço maior, impressora parada. | Reposição automática antes de acabar, sem ação da empresa. |
| Impressora quebrou | Procurar técnico, aguardar orçamento, dias sem imprimir. | Chamado com SLA; conserto ou substituição do equipamento. |
| Investimento inicial | Compra do equipamento à vista ou parcelada. | Zero: equipamento em locação incluída no contrato. |
| Quem resolve | Dono, administrativo ou o "quebra-galho" de TI. | Fornecedor especializado; a empresa apenas acompanha relatórios. |
| Visibilidade | Nenhuma: ninguém sabe quanto se imprime nem quanto custa. | Relatórios por equipamento e usuário; base para reduzir volume. |
A conta que convence a maioria dos nossos clientes de pequeno porte não é só o valor por página — é a soma das horas por mês que a empresa deixava de gastar resolvendo impressão.
Como saber se compensa para a sua empresa: o passo a passo
Levante o custo atual completo
Some nos últimos 12 meses: toners e cartuchos comprados, manutenções pagas, depreciação do equipamento e uma estimativa das horas internas gastas com problemas de impressão.
Descubra seu volume mensal de páginas
A maioria das impressoras informa o contador de páginas no painel ou na página de status. Divida o total pelos meses de uso para chegar ao volume médio mensal — o número-chave de qualquer proposta.
Calcule seu custo por página de hoje
Divida o custo anual total pelo número de páginas impressas no ano. Use a nossa calculadora de custo de impressão para fazer essa conta em minutos e simular cenários.
Peça propostas e compare com método
Cote 2–3 fornecedores comparando custo por página, SLA de atendimento, o que está incluído (suprimentos? peças? backup de equipamento?) e referências de clientes — os critérios completos estão no nosso guia de como avaliar fornecedores.
Comece pelo essencial e ajuste no contrato
Não é preciso terceirizar tudo de uma vez: contratos se ajustam a parques pequenos, a partir de uma multifuncional. Comece pelo equipamento principal, meça o resultado por 3 meses e expanda se a conta fechar.
Cuidados ao contratar: o que olhar no contrato
- O que o custo por página inclui: toner, peças, deslocamento do técnico? Cláusulas vagas geram cobrança extra.
- SLA por escrito: prazo de atendimento e o que acontece se não for cumprido (equipamento reserva, desconto).
- Volume mínimo (franquia): entenda a franquia mensal e o valor da página excedente; dimensione pela média real, não pelo pico.
- Condições de saída: prazo do contrato, multa rescisória e regras de devolução do equipamento.
- Fornecedor verificável: tempo de mercado, CNPJ, estrutura local de atendimento e clientes de referência que você possa consultar.
Um bom fornecedor de gestão de impressão não tem dificuldade com nenhum desses pontos — a transparência no contrato costuma ser o primeiro indicador da qualidade do serviço que vem depois. Empresas da região de Blumenau e Joinville podem ainda avaliar o atendimento local nas nossas páginas de locação de impressoras em Blumenau e locação de impressoras em Joinville.
Perguntas frequentes
O que é a terceirização da gestão de impressão?
É o modelo em que uma empresa especializada assume todo o parque de impressão do cliente: fornece os equipamentos (em regime de locação), faz manutenção preventiva e corretiva, repõe toner e peças automaticamente e monitora o uso. A empresa contratante paga um valor previsível, geralmente baseado no volume impresso (custo por página), em vez de comprar impressoras e administrar tudo internamente.
Quais as principais vantagens de terceirizar a impressão em uma pequena empresa?
As principais vantagens são: custo previsível e geralmente menor (paga-se pelo uso, sem investimento inicial em equipamentos), fim das compras de emergência de toner, redução dos chamados internos de suporte, equipamentos sempre atualizados e com manutenção incluída, suporte com prazo de atendimento definido em contrato (SLA) e relatórios de uso que permitem controlar e reduzir o volume impresso.
Terceirizar a impressão vale a pena para empresas com poucas impressoras?
Sim, e muitas vezes é justamente na pequena empresa que o impacto proporcional é maior: sem equipe de TI dedicada, cada parada de impressora, compra de toner urgente ou manutenção consome o tempo do dono ou de um funcionário que tem outra função. Contratos de terceirização se ajustam a parques pequenos, a partir de uma única multifuncional.
Quanto custa terceirizar a gestão de impressão?
O valor depende do volume mensal de impressão, do tipo de equipamento (mono ou colorido) e do nível de serviço contratado. O modelo mais comum combina uma mensalidade pela locação do equipamento com um valor por página impressa, que já inclui toner, peças e manutenção. Para comparar com o custo atual da sua empresa, o caminho é calcular o custo por página de hoje — somando equipamento, suprimentos e manutenção — e confrontar com a proposta.
Qual a diferença entre alugar impressora e terceirizar a gestão de impressão?
A locação simples fornece o equipamento; a terceirização da gestão de impressão (outsourcing) vai além: inclui monitoramento do parque, reposição automática de suprimentos, manutenção com SLA, relatórios de uso e apoio na definição de políticas de impressão. Na prática, os contratos modernos de locação para empresas já costumam embutir boa parte desses serviços.
Conclusão: menos uma preocupação, mais previsibilidade
Para a pequena empresa, as vantagens de terceirizar a gestão de impressão se resumem a uma troca poderosa: sai um conjunto de custos imprevisíveis e tarefas que ninguém deveria estar fazendo; entra um serviço com preço por página, SLA e um único responsável. O capital fica livre para o negócio, o toner nunca mais acaba na sexta-feira, e as horas antes perdidas com impressora voltam para a atividade que paga as contas.
Se quiser tirar a prova no seu caso, o caminho é rápido: calcule seu custo por página atual na nossa calculadora e peça um diagnóstico gratuito. A Reinkjet faz gestão de impressão para empresas de todos os portes em Blumenau, Joinville e região desde 1999 — e os outros guias do nosso blog ajudam em cada etapa da decisão.